Betriebsprüfung durch das Finanzamt – darauf sollten Sie vorbereitet sein!

• 27. November 2019

Eine Betriebsprüfung ist für jeden Unternehmer eine unangenehme und unerwünschte Angelegenheit, denn sie erfordert die Offenlegung aller Unterlagen der betriebsinternen Buchführung. Eine Betriebsführung wird grundsätzlich vom Finanzamt durchgeführt und immer dann angesetzt, wenn das Amt einen Verdacht auf unlautere steuerliche Vorgänge beim jeweiligen Unternehmen hegt.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss indes keine negativen juristischen bzw. steuerrechtlichen Folgen haben, sofern Unternehmer sich adäquat vorbereiten. Wir zeigen Ihnen, womit Sie bei einer Betriebsprüfung zu rechnen haben.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Laut Gesetzestext (§§ 85, 199 Abs. 1 Abgabenordnung, AO) dient die Betriebsprüfung durch das Finanzamt der Erfüllung der den Finanzbehörden gestellten Aufgabe, die Steuern nach Maßgabe der Gesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben. Im bürokratischen Fachjargon wird auch von einer Außenprüfung bzw. Buchprüfung gesprochen.

Die Betriebsprüfung kann grundsätzlich erfolgen bei steuerpflichtigen

• Natürlichen Personen,
• Juristischen Personen,
• Personengesellschaften,

die Einkünfte aus einer Land- und Forstwirtschaft oder aus einem Gewerbebetrieb oder aus einer selbständigen Tätigkeit erzielen.
Personen mit Einkünften aus Vermietungen, aus Kapitalvermögen oder aus sonstigen Einkunftsquellen und aus einer Arbeitnehmertätigkeit dürften nur geprüft werden, wenn diese Einkünfte im Jahr 500.000 Euro überschreiten.

Die Außenprüfung durch das Finanzamt untersucht bzw. bewertet steuerlich relevante Sachverhalte, die vor der eigentlichen Prüfung in einer schriftlichen Prüfungsanordnung (§ 196 AO) inklusive einer Rechtsbehelfsbelehrung (§ 356 AO) angekündigt werden muss.
Die Außen- bzw. Buchprüfung erstreckt sich auf alle Steuerarten. Häufig betroffen sind:

• Einkommen-/Körperschaftsteuer/Solidaritätszuschlag
• Umsatzsteuer
• Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer
• Grunderwerbsteuer

Wie häufig findet eine Betriebsprüfung statt?

Wie oft mit einer Betriebsprüfung zu rechnen ist, hängt von der Größenklasse der zu prüfenden Betriebe und ihrer Betriebsart ab. Beides bestimmt die Betriebsprüfungsordnung (BPO), die allerdings nichts mit den Größenklassen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zu tun haben.

Die Einstufung von Unternehmen in Betriebsart und Größenklassen ist in § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert. Statistiken zeigen, dass

• Großbetriebe jährlich mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt rechnen müssen.
• Mittlere Betriebe werden mit Unterbrechungen von circa 3-5 Jahre überprüft,
• bei Klein- und Kleinstbetrieben erfolgt die Betriebsprüfung im Regelfall nur alle 10-15 Jahre.

Für gewöhnlich überprüft das Finanzamt nicht mehr als drei aufeinanderfolgende Besteuerungszeiträume, Ausnahmen gelten in Fällen, in denen es Verdachtsmomente gibt oder Kontrollmaterialien vorliegen, die wiederum aus anderen Betriebsprüfungen anderer Steuerpflichtigen stammen.

Der 3-Jahreszeitraum wird auch erweitert, wenn der Prüfer Kenntnisse aus der Prüfung selbst erlangt, die eine steuerliche Wirkung auch in anderen Jahren vermuten lassen.

Welche Unterlagen werden bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt überprüft?

Circa zwei Wochen (bei Großbetrieben sind es vier Wochen) bevor eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt in der Praxis erfolgt, muss dieser Verwaltungsakt, wie erwähnt, schriftlich angekündigt werden. In diesem Schreiben muss das Finanzamt über folgende Sachverhalte informieren:

• Empfänger der Prüfungsanordnung
• Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung
• Zu prüfende Steuerarten
• Zu prüfende Besteuerungszeiträume
• Steuervergütungen
• Prämien
• Zulagen
• Ggf. weitere zu prüfende Sachverhalte
• Prüfungszeitraum

Das Finanzamt wird während der Außenprüfung die gesamte Finanzbuchführung durchsehen. Hierzu zählen beispielsweise die Finanzbuchführung, die den Jahresabschlüssen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen zu Grunde lagen, Verträge, Steuerunterlagen, Belege, Rechnungen und ähnliche aufbewahrungspflichtige Unterlagen sowie natürlich sämtliche Daten aller betrieblich benutzten Datenverarbeitungsprogramme. Dazu zählen auch elektronische Kassen- und Wiegesysteme.

Wichtig: Private Unterlagen dürfen vom Finanzamt grundsätzlich nicht eingesehen werden! Ausnahmen gelten, wenn das Finanzamt aus den geprüften Unterlagen erkennt, dass ein betrieblicher Vorgang (z.B. die Zahlung einer Betriebsausgabe vom Privatbankkonto) in den „angeblich“ privaten Unterlagen verbucht wurde. In diesem Fall besitzt das Amt das Recht auf vollständige Einsichtnahme dieser privaten Finanzdokumente.

Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung

Unternehmen, denen eine Betriebsprüfung angekündigt wird, sollten nicht in Panik verfallen. Da eine Außenprüfung durch das Finanzamt einen erheblichen Eingriff auch in datenschutzrechtlich abgesicherte Unterlagen darstellt, ist eine willkürliche und unsachgemäße Überprüfung de facto ausgeschlossen.

Ferner gibt es die Möglichkeit, gegen bestimmte Punkte der schriftlich übermittelten Prüfungsanordnung Einspruch zu erheben, sofern eine Überprüfung als ungerechtfertigt erscheint oder die Person (Betriebsprüfer) befangen ist.

Trotz alledem sollten sich Unternehmer auf eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt auch bei sachgemäßer Buchführung adäquat vorbereiten. Dies gilt insbesondere im heutigen Zeitalter, da die Betriebsprüfer des Finanzamts nicht nur analoge Unterlagen einsehen dürfen, sondern auch umfangreiche Zugriffsrechte auf sämtliche digitalen Datenverarbeitungssysteme haben.
Die Umsetzung folgender Maßnahmen sind vor der Buchprüfung durch das Finanzamt empfehlenswert:

1. Ordnung sicherstellen: Achten Sie auf die Vollständigkeit und Ordnung Ihrer Unterlagen.
2. Auskunftspersonen bestimmen: Möchten Sie als Geschäftsführer nicht persönlich dem Prüfer Auskunft erteilen, können Sie einen oder mehrere andere Betriebsangehörige zu Auskunftspersonen ernennen.
3. Absprache mit Steuerberater halten: Legen Sie genau fest, welche Aufgaben Ihr Steuerberater während der Betriebsprüfung übernimmt.

In unserer Steuerkanzlei bei Bubolz & Bartsch bieten wir unseren Mandanten mit dem sogenannten BP-Sicherheitscheck „Dem Prüfer einen Schritt voraus“ einen exklusiven Service an. Im Zuge einer Simulation führen wir gemeinsam mit dem betroffenen Unternehmen eine Betriebsprüfung durch. Dies kann einmal im Jahr erfolgen, unabhängig von einer Prüfungsankündigung durch das Finanzamt.

Auf diese Weise können Fehler und Unstimmigkeiten in der Buchführung auf simple Art und Weise frühzeitig identifiziert und bereits vor einer tatsächlichen Außenprüfung durch das Finanzamt können Antworten auf mögliche Fragen des Prüfers vorbereitet werden. Damit wird ein zügiger und kostensparender Prüfungsablauf von uns gewährleistet.

Unerwünschte Steuerschätzungen werden so vermieden, Ängste werden abgestellt und man wird auch mit einer bereits erfolgten Prüfungsankündigung ruhig schlafen können.