Ab 01.01.2020 neue Pflichten bei Einsatz elektronischer Kassensysteme

• 11. Oktober 2019

Elektronische Registrier- oder PC-Kassen, die ab dem 01.01.2020 angeschafft werden, müssen mit einer sog. zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tsE) mit einem Sicherungsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle versehen sein. Es soll gewährleistet werden, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Übergangsfrist
Für elektronische Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft worden sind bzw. werden, gilt eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 – vorausgesetzt diese Kassensysteme entsprechen den bisherigen Anforderungen der Finanzverwaltung, können aber nachweislich bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden (Bestätigung durch den Kassenhersteller).

Vor dem 25.11.2010 erworbene elektronische Kassen müssen entweder nachgerüstet werden oder durch eine neue Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ersetzt werden.

Hinweis: Da sich die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung derzeit noch in der Entwicklung befindet und erste (auch nur vorläufig zertifizierte) Prototypen erst seit kurzem verfügbar sind, verlängert die Finanzverwaltung nun die Umsetzungsfrist für Unternehmer vom 01.01.2020 auf den 30.09.2020. Ein offizielles BMF-Schreiben dazu soll noch folgen.

Auflagen für elektronische Kassensysteme

• Meldung an die Finanzverwaltung – Registrierkassensysteme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung beim Finanzamt gemeldet werden; dies gilt entsprechend bei der Außerbetriebnahme der elektronischen Kasse. Wenn Zweitkassen nicht gemeldet werden, ist das ein Straftatbestand!
• Belegausgabepflicht bei Barverkäufen – Der Unternehmer muss dem Kunden den Beleg unmittelbar nach Kauf zur Verfügung stellen. Der Beleg muss neben dem vollständigen Namen und der Anschrift des Unternehmers u.a. das Datum der Belegausstellung, den Verkaufszeitpunkt, die Menge und Art der verkauften Waren bzw. Dienstleistungen, das Entgelt, die Umsatzsteuer nebst Umsatzsteuersatz sowie verschiedene Angaben enthalten, die von der zertifizierten Sicherheitseinrichtung erzeugt werden z. B. eine Transaktionsnummer, eine Seriennummer und einen Prüfwert.

Hinweis: Es besteht weiterhin keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse.

Die Einzelaufzeichnungspflicht für Umsätze bei Barverkäufen gelten so wie bisher. Die Finanzverwaltung verzichtet unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten auf bestimmte Aufzeichnungen wie z.B. Kundendaten.

Weiter sieht die Finanzverwaltung bei Verwendung einer offenen Ladenkasse von der Einzel-aufzeichnungspflicht ab, wenn Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden (z.B. Bäcker, Kiosk, Reinigung,…)