Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation !

• 27. September 2018

Seit dem 01.01.2017 muss die Buchführung den strengen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – folgen. Wir hatten Sie dazu bereits informiert.

Um einen Nachweis erbringen zu können, dass die in den GoBD definierten Grundsätze eingehalten werden, ist ein wesentlicher Bestandteil die sogenannte Verfahrensdokumentation, welche aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile beschreibt.

Es geht dabei um die Beschreibung sämtlicher internen Abläufe Ihrer Verwaltung, von der Erstellung Ihrer Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, über den Erhalt, die Bezahlung und Ablage Ihrer Eingangsrechnungen bis hin zur Übergabe des Buchhaltungsordners an unsere Kanzlei.

Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Teilen:

• Allgemeine Beschreibung (Erläuterung der Dokumentation, Aufbau- und Ablauforganisation)
• Anwenderdokumentation (Beschreibung der Kernprozesse)
• Technische Systemdokumentation (Beschreibung der Hard- und Software-Komponenten; Kassensysteme –> durch Systemadministratoren; Kassenaufsteller)
• Betriebsdokumentation (Beschreibung Zugangskonzept, IT-Sicherheit und Datenschutz)

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von der Größe, Rechtsform oder Branche des Unternehmens. Alle Unternehmer haben für eine entsprechende Verfahrensdokumentation Sorge zu tragen.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (www.AWV-net.de) unterstützt Unternehmen mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage. Mit diesem Gerüst als Orientierung werden Sie in der Lage sein, die von der Finanzverwaltung geforderte Pflichtdokumentation zu erfüllen.

Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung gibt der Bundesfinanzhof der Finanzverwaltung sogar eine Empfehlung Hinzuschätzungen der Besteuerungsgrundlagen von 5-10% der Umsätze vorzunehmen.

Besonders die bargeldintensiven Branchen stehen im Fokus der Finanzverwaltung. Seit Beginn dieses Jahres finden sogenannte Kassennachschauen statt. Im Rahmen dieser tauchen Betriebsprüfer unangemeldet in Betrieben auf und prüfen die Kassenführung und die Dokumentation des Kassensystems.

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem formellen Mangel mit sachlichem Gewicht führen, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann. Dies vor allem, wenn durch das Fehlen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der entstandenen Datenbestände (Daten aus dem Kassensystem) beeinträchtigt wird.

Machen Sie es Ihrem Finanzamt in Überprüfungsfällen nicht zu leicht und riskieren eine Hinzuschätzung von Umsatz und Gewinn aufgrund einer fehlenden Dokumentation Ihrer Abläufe.

Wir empfehlen Ihnen daher dringend, eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen zu erstellen. Sie erfüllen damit die Anforderungen der Finanzverwaltung. Gleichzeitig haben Sie die Chance Prozessabläufe zu überprüfen und zu optimieren.